Wie man Projekte korrekt abschließt und welche Aufgaben anfallen

Jedes Projekt hat irgendwann ein Ende. Es ist jedoch wichtig, einen sauberen Projektabschluss zu haben, der alle Parteien zufrieden stellt. Damit das gelingt, sind einige Aufgaben zu erfüllen. Ein korrekter Projektabschluss muss deshalb genau wie alles andere geplant und gesteuert werden. Denn auch dies ist eine Projektphase wie jeder andere.

So sind nicht nur Mitarbeiter zufrieden, sondern auch Auftraggeber. Am Ende können alle Parteien das Projekt als Erfolg feiern. Beim Projektabschuss gibt es drei unterschiedliche Aspekte: Der inhaltliche, soziale und formale Teil.

Der inhaltliche Abschluss des Projekts

Bei dem inhaltlichen Abschluss des Projekts müssen unbedingt übrig gebliebene Aufgaben erfüllt werden. Auch die noch so kleinsten Aktivitäten müssen in einer To-do-Liste gesammelt und dem entsprechenden Auftraggeber übermittelt werden.

Besonders die Projektnachbereitung darf nicht in den Archiven der Firma verschwinden. Oftmals wird nämlich durch diese Tätigkeiten der Nutzen eines Projekts langfristig verankert.

Zudem können Fehler und Herausforderungen analysiert und zum positiven genutzt werden. Denn es gibt an sich kein schlechtes Projekt. Schließlich kann jedes als schlechtes Beispiel dienen und dem Team zeigen, was noch verbessert werden kann. Dazu kann beispielsweise ein „Lessons-Learned-Workshop“ durchgeführt werden. Welche Chancen können demnächst genutzt werden? Welche Problemfelder gibt es? Wie gut oder schlecht ist das Projekt im allgemeinen gelaufen?

Dabei sollte die Veranstaltung strukturiert sein und den Nutzen aller Projekt Parteien im Blick behalten.

Der formale Abschluss eines Projekts

Im ersten Teil wird die Dokumentation des Projekts abgeschlossen. Denn es gibt eine Menge Dokumente, die während eines Projekts entstehen. Zusätzlich gibt es Dutzende elektronische Dateien. Alle Präsentationen, Protokolle und Pläne, Berichte usw. müssen so organisiert werden, dass sie archiviert aber dennoch später nützlich sein können. Eine Projektplanung-Software, wie z.B. Timewax, kann dabei behilflich sein.

Außerdem müssen veraltete Dokumente aussortiert werden. Denn viele Unterlagen werden entweder nie vervollständigt oder sind schlichtweg veraltet. Diese Karteileichen müssen aus dem Blickfeld verschwinden, so dass die tatsächlich wichtigen Informationen leicht verfügbar sind. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass nur vollständige Infos weiterhin verteilt werden. Ansonsten kann dies leicht zu Verwirrung führen.

Als nächstes müssen Dokumente beschriftet und benannt werden, damit später auch Menschen sich in den Dokumenten einfinden, die nichts mit dem Projekt zu tun hatten. So können veraltete Dokumente archiviert werden. Außerdem müssen diese Version jetzt werden.

Sparen Sie bei der Einordnung nicht an Trennblättern und Unterverzeichnissen. Der nächste Projektmitarbeiter wird dankbar sein, wenn er sich nicht durch einen Riesenordner durchwühlen muss.

Der soziale Abschluss des Projekts

Großprojekte sind in der Regel mit viel Arbeit verbunden und erfordern einiges von den Mitarbeitern. Deshalb sollte der Abschluss auch gebührend gefeiert werden. Das kann man beispielsweise mit einem Projekt-Abschluss-Event tun.

Wie Die Feierlichkeit letztlich wird, sollte von der Größe des Projekts abhängen. So kann ein Projekt Abschluss beispielsweise in einer kleinen und gemütlichen Runde gefeiert werden. Es ist aber auch möglich, eine kleine Firmenfeier bzw. eine größere Party zu veranstalten. Doch wer sollte daran teilnehmen? Das kann von Fall zu Fall entschieden werden. Beispielsweise sollte in jedem Fall das eigene Team bzw. der Auftraggeber dabei sein. Zusätzlich können auch Stakeholder und alle anderen eingeladen werden, die am Projekt letztlich beteiligt waren.

Das Budget für die Feierlichkeit am Ende sollte bereits von Anfang an geplant werden. So kann nicht nur das Budget eingeplant werden, sondern das Team kann sich auch auf den gebührenden Abschluss freuen. Auf diese Weise hat das Team einen emotionalen Abschluss und bekommt dadurch Bestätigung für die harte Arbeit.